Als accountant, advocaat of administratiekantoor ben je niet alleen een financieel adviseur voor jouw cliënten, maar ook een belangrijke schakel in de strijd tegen financiële criminaliteit. Als wwft-plichtige instelling moet je bijzondere aandacht hebben voor ongebruikelijke transacties en transacties met een hoger risico op terrorismefinanciering. Daarbij moeten instellingen een voortdurende controle uitoefenen op de zakelijke relatie, inclusief transacties die voor cliënten worden uitgevoerd. Samengepakt geven poortwachters dit vorm met transactiemonitoring.
Transactie monitoring is het systematisch analyseren van financiële transacties om verdachte activiteiten te detecteren en te rapporteren. In de Wwft wordt onderscheid gemaakt tussen twee typen transacties.
1) Allereerst zijn er transacties die door cliënten zijn of worden uitgevoerd.
2) Daarnaast zijn er transacties die door financiële instellingen voor, namens of ten behoeve van cliënten worden uitgevoerd.
Cliënten hebben financiële instellingen nodig om transacties uit te voeren, hierover verantwoording af te leggen (bijvoorbeeld aan de belastingdienst) of om deze te controleren. Het is belangrijk om te begrijpen dat de wwft-plicht bestaat als gevolg van de transactie die voor, namens of ten behoeve van cliënten worden uitgevoerd; zogenaamde wwft-plichtige activiteiten die instellingen wwft-plichtig maken. De voortdurende controle op de zakelijke relatie en transacties om vast te stellen of het risicoprofiel overeenkomt met de kennis van cliënt heeft hier betrekking op (art. 3, lid 2 onder d van de Wwft).
Bij het cliëntonderzoek moet men voor de Wwft echter (altijd) teruggrijpen op de bepaling waar de poortwachtersfunctie aan wwft-plichtige instellingen wordt geadresseerd. Dat is artikel 2a, lid 1 van de Wwft. Daar is letterlijk de volgende test opgenomen:
Ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verricht een instelling cliëntenonderzoek en meldt zij verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties overeenkomstig de bij of krachtens de hoofdstukken 2 en 3 gestelde regels. Daarbij besteedt een instelling bijzondere aandacht aan ongebruikelijke transactiepatronen en aan transacties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich brengen.
De voortdurende controle op de transacties die men voor, namens of ten behoeve van cliënt uitvoert gaat – als onderdeel van het cliëntonderzoek – daarom altijd samen met de bijzondere aandacht aan ongebruikelijke transactiepatronen en aan transacties met een hoger risico op witwassen en terrorisme financiering.
Banken, accountants, administratiekantoren, makelaars, notarissen en alle andere wwft-plichtige instellingen voeren allemaal andere transacties voor, namens of ten behoeve van cliënten uit. Zij hebben allemaal ook andere bronnen ter beschikking. Banken kijken daarom (bijna) real time naar de transacties die ze voor cliënten uitvoeren via betaalsystemen. Accountants kijken naar de (historische) informatie die door hun cliënten worden aangeleverd voor het samenstellen of controleren van de jaarrekening (of fiscaal advies). Denk aan een combinatie van voorraden, facturen en betaalinformatie. Accountants en administratiekantoren krijgen op een hele andere manier kennis over hun cliënt dan banken. Notarissen kijken dan weer alleen naar de informatie die relevant bij de transactie waarbij ze betrokken zijn (onroerend goed, oprichting bedrijf, vestiging van hypotheek, etc.).
Elke wwft-plichtige instelling maakt dus voor zijn cliënt een eigen risicoprofiel, waarbij men voortdurend moet controleren (monitoren) of deze overeenkomt met de kennis die men heeft over de cliënt, en waarbij men (risicogericht) aandacht moet hebben voor ongebruikelijke transacties of transacties met een hoger risico op witwassen en terrorismefinanciering (ook als deze al door cliënt zijn uitgevoerd). Indien het geval meldt men deze aan FIU Nederland en het is de bedoeling dat de instelling het risicoprofiel continu hierop aanpast (meer of minder intensiteit van controle). Samengevat noemen we dit proces ‘transactiemonitoring’ en geldt voor alle wwft-plichtige instellingen.
Het transactiemonitoringproces is dus bedoeld om met de juiste kennis van de cliënt (risicoprofiel) gericht te letten op mogelijke witwaspraktijken, terrorismefinanciering en andere vormen van financiële criminaliteit. In een tijd waarin criminele netwerken steeds geavanceerder worden – en zich bedienen van complexe constructies -, zijn hoogwaardige transactiemonitoringroutine onmisbaar voor de integriteit van de financiële sector.
Het monitoren van transacties gaat verder dan het simpelweg volgen of controleren van betalingen en ontvangsten. Het houdt ook in dat er gekeken wordt naar het gedrag van cliënten, zoals de frequentie van transacties, het bedrag, en de betrokken partijen. Transactiemonitoring houdt verband met de gehele zakelijke relatie. Door patronen en afwijkingen te identificeren, kunnen mogelijke risico’s aan het licht komen.
Financiële poortwachters zoals accountants, advocaten en administratiekantoren spelen een cruciale rol in de bestrijding van financiële criminaliteit. Deze professionals hebben toegang tot diepgaande financiële informatie en kunnen daardoor vaak als eerste ongebruikelijke of verdachte transactiepatronen opmerken. De wetenschap dat criminelen zelf ook financiële experts in te schakelen voor hun witwaspraktijken, maakt de rol van de financieel dienstverlener extra belangrijk en dus ook hun competentie om effectief op ongebruikelijke transacties te monitoren.
Het uitvoeren van cliëntenonderzoek en transactiemonitoring op mogelijke risico’s is geen optionele taak, maar een essentieel en verplicht onderdeel van de dienstverlening. Door scherp te zijn op patronen en afwijkingen, draag je bij aan een veiliger financieel systeem.
Grotere organisaties zoals banken maken meestal gebruik van geavanceerde technologieën. Moderne transactiemonitoringsystemen zijn vaak uitgerust met kunstmatige intelligentie en machine learning, die helpen bij het analyseren van grote hoeveelheden data en het identificeren van verdachte patronen. Deze systemen kunnen automatisch waarschuwingen genereren wanneer er afwijkingen worden gedetecteerd, waardoor het monitoringsproces efficiënter wordt. Vaak zijn er specialistische teams mee gemoeid.
Voor kleinere organisaties zoals accountants, administratiekantoren en notarissen kunnen ook meer basale monitoringtools effectief zijn. Het gebruik van specifieke software voor het bijhouden van transacties en het regelmatig bijwerken van klantprofielen kan veel helpen. Voor accountants en administratiekantoren is het belangrijk om deze tools te integreren in de dagelijkse werkzaamheden, bij voorkeur met werkprogramma’s, zodat sturing ontstaat in hun operationele processen en transacties sneller worden opgemerkt.
Daarnaast kunnen natuurlijk trainingen en bewustwordingssessies voor medewerkers bijdragen aan een cultuur waarin iedereen alert is op mogelijke risico’s. Het doorlichten (toetsen) van medewerkers en opleidingen is overigens ook verplicht.
Verdachte transacties kunnen zich op veel verschillende manieren manifesteren. Vaak zijn het ongebruikelijke transacties die afwijken van het reguliere gedrag van een klant of afwijken van de benchmark.
Daarnaast kunnen ook risicovolle transacties bestaan die niet per se ook ongebruikelijk zijn. Denk aan transacties naar landen met een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering of betalingen door derden en waarbij de herkomst of de bestemming van het vermogen niet te traceren is.
In sommige sectoren is dit volstrekt gebruikelijk, maar – zoals gezegd - niet zonder risico’s. Dan wordt van de wwft-plichtige instelling wel verwacht verscherpt onderzoek in te stellen naar de transacties en deze zo nodig te melden aan FIU Nederland.
Nog meer voorbeelden: