De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) legt nadrukkelijke verplichtingen op aan organisaties, waarbij het cliëntonderzoek een belangrijk instrument is.
Voor accountants, advocaten, administratiekantoren en andere financiële instellingen is het van belang om te begrijpen wat cliëntonderzoek inhoudt, welke verplichtingen er zijn en hoe je dit onderzoek effectief uitvoert.
In deze blog bespreken we de essentie van het cliëntonderzoek, het belang van risicobeoordeling en praktische stappen om aan de Wwft te voldoen.
Wat is cliëntenonderzoek?
Het cliëntonderzoek, ook wel bekend als Customer Due Diligence (CDD), is een proces waarbij organisaties informatie verzamelen over hun klanten om inzicht te krijgen in hun belangen, de herkomst van middelen en mogelijke risico’s op witwassen en terrorismefinanciering
Het doel van het cliëntonderzoek is het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering, en daarmee het beschermen van de integriteit van de financiële sector. Het stelt wwft-plichtige instellingen in staat om ongebruikelijke transacties vroegtijdig op te merken en hierop te reageren.
Meer dan een wettelijke verplichting
Het belang van cliëntonderzoek gaat verder dan het voldoen aan wettelijke verplichtingen om de identiteit van de cliënt, de UBO’s en vertegenwoordigers vast te stellen of te verifiëren. Dat is nadrukkelijk geen doel op zich.
Criminelen en fraudeurs zijn afhankelijk van de diensten van financiële instellingen en door hen uit te sluiten of kritisch te zijn over hun voorgenomen of uitgevoerde transacties kunnen problemen worden voorkomen. Door klanten zorgvuldig te screenen en kennis op te bouwen over diens risicoprofiel – bijvoorbeeld door inzicht te krijgen in transacties en activiteiten - kan een wwft-plichtige instelling ook haar reputatie beschermen. Geen enkele instelling die zichzelf serieus neemt wil namelijk te boek staan als een instelling dat criminelen of fraudeurs helpt.
Grondig en zorgvuldig uitgevoerd cliëntonderzoek - en strikt beleid hieromtrent - maakt duidelijk dat je als wwft-plichtige instelling streeft naar een eerlijke en transparante werkwijze en bereid bent om de integriteit van de sector te waarborgen.
Welke verplichtingen zijn er rondom cliëntenonderzoek volgens de wwft?
De Wwft legt dus expliciete verplichtingen op aan wwft-plichtige instellingen als het gaat om cliëntonderzoek. Dit betekent dat bedrijven die onder deze wet vallen, zoals banken, accountants, notarissen en advocaten, moeten voldoen aan de eisen van de Wwft.
Deze verplichtingen zijn niet optioneel en kunnen verstrekkende gevolgen hebben bij niet-naleving.
- De Wwft verplicht bedrijven bijvoorbeeld om de identiteit van hun klanten vast te stellen en te verifiëren. Dit houdt in dat organisaties niet alleen moeten weten wie hun klanten zijn, maar ook de achterliggende belanghebbenden moeten identificeren, zoals Ultimate Beneficial Owners (UBO’s).
- Daarnaast vraagt de Wwft om het screenen van klanten op risicofactoren, zoals activiteiten in risicolanden of transacties die niet passen bij het profiel van de klant.
- De Wwft legt ook de verplichting op om de cliënt en transacties te monitoren en ongebruikelijke transactie te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU). Deze meldingen zijn van groot belang om financiële criminaliteit effectief te bestrijden en maken het cliëntonderzoek tot een onmisbaar onderdeel van bedrijfsvoering.
Hoe voer je een effectief cliëntenonderzoek uit?
Een effectief cliëntenonderzoek begint natuurlijk bij het vaststellen van de identiteit van de klant, diens uiteindelijk belanghebbenden (UBo’s) en/of vertegenwoordigers. Het is dus belangrijk dat wwft-plichtige instellingen niet alleen de klant zelf identificeren, maar ook de structuur en eigendomsverhoudingen begrijpen.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er aanvullende documenten nodig zijn om te verifiëren wie de uiteindelijke eigenaar is, vooral in gevallen van complexe bedrijfsstructuren of internationale klanten. Het is hierbij cruciaal dat de gegevens actueel en volledig zijn, om zo het risico op witwaspraktijken via schijnconstructies te minimaliseren. De verplichte stappen in het cliëntonderzoek zien op dit specifieke doel.
Na de identificatie komt de risicobeoordeling, waarin het gedrag en de kenmerken van de klant worden geanalyseerd. Een risicoprofiel is dus niet hetzelfde als een classificatie in de categorie laag, standaard, hoog of extreem hoog risico. Het gaat om de volledige set aan indicatoren en scenario’s waarmee je gericht string geeft aan het monitoringproces.
- Hoe past de klant in het risicoprofiel?
- Zijn er activiteiten of transacties die afwijken van wat je normaal zou verwachten bij deze cliënthistorie en benchmark)?
- Welke transacties zijn voor cliënt weliswaar niet ongebruikelijk maar vormen wel een hoog risico op witwassen en terrorismefinanciering?
Door deze vragen te beantwoorden, kan een bedrijf inschatten of er sprake is van een verhoogd risico en hier eventueel verdere maatregelen op afstemmen.
Een continu proces
Hieruit blijkt dat cliëntenonderzoek geen eenmalige activiteit is, maar een continu proces. Regelmatige controles en updates van klantgegevens helpen om veranderingen in gedrag of omstandigheden snel te signaleren en verdachte patronen op te merken.
Deze verplichting; de continue controle op de zakelijke relatie en de uitgevoerde transacties voor cliënt staat expliciet in de Wwft onder artikel 3, lid 2 onder d. Deze bepaling moet ervoor zorgen dat bedrijven altijd goed op de hoogte zijn van hun klanten en kunnen ingrijpen wanneer dat nodig is.
Hoe werkt de risicobeoordeling binnen cliëntonderzoek?
Een risicobeoordeling is – zoals gezegd - een essentieel onderdeel van cliëntonderzoek. Het helpt wwft-plichtige instellingen om potentieel risicovolle klanten vroegtijdig te identificeren. De risicobeoordeling werkt met een risico gebaseerde benadering, wat betekent dat klanten op basis van een risicoprofiel een zekere mate van aandacht verdienen.
Risicofactoren kunnen variëren van het accepteren van contante betalingen, type bedrijfsactiviteiten, eigen beheersmaatregelen van cliënt tot zijn of haar geografische locatie.
Een voorbeeld:
Klanten die betrokken zijn bij de financiële sector of actief zijn in risicolanden – bijvoorbeeld landen die laag op de corruption perceptions index (CPI) staan of landen die op zwarte of grijze lijst staan van de FATF -, kunnen als hoger risico worden ingeschat. Dit betekent dat de organisatie extra maatregelen moet nemen om deze klanten te monitoren en verscherpt onderzoek moet doen naar zakelijke relatie en of transacties en waarbij bijvoorbeeld meer gedetailleerde informatie wordt verzameld over de herkomst van het geld.
Door klanten in risicocategorieën in te delen sturen wwft-plichtige instellingen zichzelf om gericht op risico’s te monitoren. Hierdoor kunnen zij snel reageren op veranderingen en ongebruikelijke transacties opmerken. Een gestructureerde risicobeoordeling is dus – naast een verplicht onderdeel – ook essentieel onderdeel van effectief cliëntenonderzoek.
Ongebruikelijke transacties: Wanneer moet je die melden?
Het melden van ongebruikelijke transacties is een cruciaal (verplicht) aspect van de Wwft en wordt van wwft-plichtige instellingen verwacht zodra zij ongebruikelijke transacties (of activiteiten) opmerken. Maar wanneer is een transactie ongebruikelijk?
Een transactie kan ongebruikelijk zijn als deze afwijkt van het normale gedrag van een klant, zoals een ongewoon groot bedrag dat wordt overgemaakt of een transactie naar een risicoland. Ook frequent contante betalingen, zonder duidelijke reden, kunnen een indicatie zijn van mogelijke criminele activiteiten.
Als dat gebeurt is eerst verscherpt onderzoek nodig. Als er geen duidelijke onderbouwing bij een verklaring over de legitimiteit van de transactie wordt gevonden moet deze worden gemeld. Let op! Een verklaring van de betrokkene is dus niet voldoende. Daar liggen altijd stukken aan ten grondslag.
Indien de transactie ongebruikelijk is – of een hoger risico op witwassen en terrorisme financiering met zich meebrengt (hoeft niet per se ongebruikelijk te zijn) - moeten deze transacties worden gemeld bij de Financial Intelligence Unit (FIU).
De FIU analyseert deze meldingen en onderzoekt of er sprake is van witwassen of terrorismefinanciering. In de transactie(s) daadwerkelijk verdacht zijn, kan opsporingsonderzoek worden ingesteld.
Het belang van effectieve interne procedures en training voor cliëntonderzoek
Om te voldoen aan de eisen van de Wwft is het van belang dat wwft-plichtige instellingen interne procedures ontwikkelen en hun personeel trainen in het herkennen van ongebruikelijke transacties.
Goed compliance beleid zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie bekend is met de verantwoordelijkheden en dat ongebruikelijke activiteiten snel worden opgemerkt. Daarbij wordt duidelijk wat de wwft-plichtige instelling verwacht van medewerkers.
Trainingen en bewustwordingssessies zijn hierin essentieel. Medewerkers moeten niet alleen weten welke transacties zij moeten melden, maar ook hoe ze moeten omgaan met klanten die niet willen meewerken of informatie achterhouden.
Regelmatige training helpt hen om alert te blijven op potentiële risico’s en zorgt voor een cultuur waarin integriteit vooropstaat. Inzicht in casuïstiek en dilemma’s helpen de medewerkers om handelingsperspectief te geven.
Goed uitgevoerd cliëntonderzoek vraagt dus om meer dan het strikt naleven van de Wwft-regelgeving; het vereist doordacht beleid en een efficiënte uitvoering. Er is visie nodig om de poortwachtersrol effectief in te kleuren en waarbij het goede gesprek met cliënt over risico’s en verschijnselen een essentieel onderdeel is. Niet alleen de belangen van cliënt staan centraal, maar ook het belang van de eigen organisatie en die van de maatschappij. Dit benadrukt de maatschappelijke meerwaarde van elke wwft-plichtige instelling.
