De Wwft uitgelegd
Voorkoming van witwassen en frauduleuze transacties
De Wwft staat voor Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering en moet voorkomen dat criminelen of fraudeurs via hun rekeningen - of middels malafide constructies - geld kunnen witwassen dat ze met strafbare feiten of wetsovertredingen hebben verdiend. Of dat met vermogen of goederen terroristische activiteiten kunnen worden gefinancierd.
Wat in de Wwft wordt geregeld
In de Wwft worden daarom aan specifieke instellingen verantwoordelijkheden geadresseerd om ervoor te zorgen zij vanuit het 'know your customer' principe monitoren op ongebruikelijke - en risicovolle transacties en deze aan FIU Nederland melden.
Instellingen moeten uiteraard ook voorkomen zij zelf betrokken raken bij witwassen en terrorismefinanciering. Daartoe moeten zij de interne risico's beheersen. Dat doen ze door specifieke procedures, maatregelen en gedragslijnen in te stellen.
Door dit zorgvuldig te doen zorgen Wwft-plichtige instellingen ervoor dat zij hun ‘poortwachtersrol’ adequaat uitvoeren.
Voor wie de Wwft is bedoeld
Artikel 1a van de Wwft geeft aan welke organisaties verplicht zijn om aan de regels in de Wwft te voldoen. Dat zijn onder andere:
Banken
Accountants
Belastingadviseur
Notarissen
Trustkantoren
Makelaars
Sommige handelsondernemingen
Het wat en het hoe van de Wwft
De Wwft geeft aan ‘wat’ instellingen moeten doen. Het is veelal aan de instelling zelf ‘hoe’ zij hieraan uitvoering moeten geven vanuit hun risicobereidheid. Dat maakt dat het bestuur van instellingen zelf moet nadenken over de risico’s die zij lopen met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering en bewuste keuzes moeten maken over de maatregelen die zij (vervolgens) nemen om die risico’s te beheersen. Dit proces moet zorgvuldig worden vastgelegd.
De belangrijkste componenten van de Wwft
In de Wwft zijn voor Wwft-plichtige instellingen - naast het risicomanagement - twee onderwerpen zeer belangrijk, namelijk:
Onderzoek naar cliëntrisico’s
Risicoprofilering
Instellingen zijn verplicht om de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering voor cliënten effectief in te schatten.
Hiervoor verwacht de wetgever dat instellingen minimaal kijken de risico’s van cliënten, producten of diensten, transacties en leveringskanalen. Ook moeten instellingen in dit verband rekening houden met (risico)landen en geografische gebieden.
Door dit systematisch te doen, weten instellingen waar zij hun aandacht op moeten richten in het cliëntonderzoek en of bij transactiemonitoring.
Uitvoering van het Wwft-cliëntonderzoek
In de Wwft wordt een relatief groot gedeelte gewijd aan het cliëntonderzoek en wat instellingen daarbij allemaal moeten doen. In de Wet wordt ook beschreven wat een (normaal) cliëntonderzoek omvat en geeft daarin dus duidelijke principes mee.
Alleen als sprake is van lagere risico’s op witwassen en terrorismefinanciering mag een instelling het cliëntonderzoek vereenvoudigen. In bepaalde gevallen moeten instellingen hun cliëntonderzoek aanscherpen. Dat is het geval wanneer sprake is van hogere risico’s op witwassen en terrorismefinanciering. Daarvoor zijn verschillende kaders gegeven.
Melden van ongebruikelijke transacties
Transactiemonitoring in de Wwft
Instellingen moeten bijzondere aandacht schenken aan ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die een hoger risico op witwassen en terrorismefinanciering met zich mee brengen.
Zij zijn verplicht om een voortdurende controle uit te oefenen op de client en op (financiële) transacties die ze doen. Indien nodig moeten instellingen onderzoek doen naar de bron van de middelen om zo een inschatting te maken of er een melding gedaan moet worden aan FIU Nederland.
Melden bij FIU Nederland
De essentie van de Wwft is dat Wwft-plichtige instellingen ongebruikelijke transacties melden aan FIU Nederland. Dit is de instantie die de ongebruikelijke transacties nader onderzoekt en eventueel doormeldt aan opsporingsinstanties.
Alles wat aan FIU Nederland wordt gemeld is staatsgeheime informatie. Ook instellingen zelf hebben een geheimhoudingsplicht over hetgeen zij hebben gemeld. Zij mogen cliënten of andere buitenstaanders daar niet over informeren. Zo worden ook de instellingen zelf beschermd.
Wwft-beleid en procedures
Om het clientenonderzoek en de transactiemonitoring gedegen te kunnen uitvoeren moeten instellingen procedures, maatregelen en gedragslijnen instellen. Inclusief beleidsuitgangspunten voor het risicomanagement, risicoprofilering en te nemen besluiten over de acceptatie en/of continuering van cliënten. Ook moet er een (interne) controle zijn op de naleving van de Wwft en het beleid door een specialist, de compliance functionaris en/of een auditor.
Wwft-review
Alle instellingen zijn dus verplicht om de effectiviteit van hun procedures, maatregelen en gedragslijnen periodiek en systematisch te beoordelen en te verbeteren. Om te zorgen en te borgen dat de kwaliteit van het cliëntonderzoek en de transactiemonitoring van voldoende niveau is (en blijft). En om te zorgen dat alle medewerkers het Wwft-beleid blijven volgen.
Het is belangrijk om hiervan verslag te doen en daarbij expliciet te maken welke onderdelen zijn bekeken, hoe de review is aangepakt en wat de bevindingen zijn. De verbeteracties worden geagendeerd ten behoeve van het risicomanagement.
Onafhankelijke Wwft compliance functie
Sommige instellingen zijn verplicht om een onafhankelijke Wwft compliance functie in te richten. Deze monitort onafhankelijk of in de dagelijkse praktijk van de instelling gehandeld wordt volgens de Wet en volgens de interne procedures, maatregelen en afspraken. De Wwft compliance functie moet onafhankelijk zijn. Deze functiescheiding zorgt ervoor dat ‘de slager niet zijn eigen vlees keurt’.
De onafhankelijke Wwft compliance functie is in ieder geval verplicht indien
- Een instelling wordt geleid door twee of meer beleidsbepalers
- En/of voor instellingen vanaf 50 medewerkers (of meer). Dit geldt ook voor samengestelde kantoren van verschillende disciplines die samen uit meer dan 50 medewerkers bestaan.
- Meer dan 75% van de cliënten van een instelling een hoog risicoprofiel heeft
Wwft auditfunctie
De Wwft auditfunctie beoordeelt periodiek of de organisatie-inrichting en de ingestelde procedures en maatregelen effectief zijn. Ook controleert de auditfunctie de (interne) compliance functie.
Voor grotere instellingen biedt de Wwft audit een extra (onafhankelijke) waarborg om de naleving van de Wet te monitoren en/of deze te verbeteren. De Wwft auditor kan ook een rol spelen bij een verbeterplan en het monitoren van de effectiviteit van de implementatie.
Wwft-trainingen en cursussen
Alle Wwft-plichtige instellingen zijn volgens de Wet verplicht om ervoor te zorgen dat medewerkers en beleidsbepalers bekend zijn met de bepalingen in de Wet. Ook moeten zij opleidingen krijgen die hen in staat stellen om ongebruikelijke transacties te herkennen en een cliëntonderzoek goed en adequaat uit te voeren.
Wwft-trainingen en opleidingen worden afgestemd op de specifieke context van de instelling en moeten periodiek worden herhaald en aangevuld met relevante ontwikkelingen.
Anoniem meldkanaal
Specifiek is voor Wwft-plichtige instellingen verplicht gesteld dat zij – naar aard en omvang van de instelling – een anoniem en onafhankelijk meldkanaal inrichten. Medewerkers en andere (interne) betrokkenen kunnen zo overtredingen van de Wwft melden bij hun werkgever.
Voor deze verplichting geldt dat de meldregeling ook aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders moet voldoen. Dat wil zeggen; de verplichte onderdelen van de Wet bescherming klokkenluiders moeten hierbij aansluiten of worden geïntegreerd.
Hoewel intern melden natuurlijk altijd de voorkeur heeft, mogen medewerkers misstanden ook altijd extern melden bij het Bureau Financieel Toezicht, de Belastingdienst, de Nederlandsche bank en de AFM. Medewerkers zijn daarbij direct beschermd conform de Wet bescherming klokkenluiders. Dat betekent dat de werkgever hen hierom nooit mogen benadelen.
Toezicht en handhaving
In de Wwft is tot slot bepaald dat de toezichthoudende autoriteiten ook handhavende bevoegdheden hebben bij niet of onvoldoende naleving van de Wwft door een instelling. Zij kunnen (forse) boetes opleggen indien een instelling een overtreding begaat. Daarnaast kunnen overtredingen door instellingen worden gepubliceerd in een openbaar register van de toezichthouder.
Naast boetes levert ‘niet-naleving’ ook imagoschade op en in het ergste geval het verlies van de maatschappelijke legitimatie of licentie om werkzaamheden uit te mogen voeren. Om dit te voorkomen is het van belang om de Wwft zorgvuldig na te leven en zoveel mogelijk aan bovenstaande eisen tegemoet te komen.
Whitepaper
Download vrijblijvend onze Wwft whitepaper! Daar vind je alle informatie over een effectieve toepassing van de Wet.
Whitepaper
Kopje koffie?
Samen kijken wat Wwft-Compleet voor jullie kan betekenen? Dat kan! Kom gerust een keer langs voor een kop koffie.
Kopje koffie?
Offerte aanvragen
Geïnteresseerd en klaar voor de volgende stap? Vraag dan een offerte aan.